Lars Bobach Online Marketing AG

Lars Bobach lernte Evernote im Jahr 2011 kennen, als er damit begann, diese Software in seinen täglichen Arbeitsablauf zu integrieren. Bei der Gründung seiner Agentur für Online-Marketing im Jahr 2014 entschied er sich dafür, Evernote Business für die Nutzung im gesamten Unternehmen zu erwerben. Heute setzt das zehnköpfige Team für die Verwaltung von Kundenbeziehungen jeden Tag aufs Neue auf Evernote Business als Werkzeug der Wahl.

Evernote bildet das Rückgrat für die Kundenpflege

Als Kernstück des CRM-Systems für die Kundenpflege dienen dem Team Evernote-Notizbücher. Für jeden der über 90 Kunden der Agentur wird ein neues Notizbuch erstellt, und alle kundenbezogenen Informationen sind in dem jeweiligen Notizbuch zu finden. Jedes Teammitglied hat Zugriff auf die Notizbücher und kann Beiträge leisten, neue Notizen erstellen und Informationen hinzufügen oder aktualisieren. „Wenn ich mit einem Kunden in Kontakt treten muss, ist sein Notizbuch alles, was ich benötige.“

Einfach in die Wege zu leiten und noch einfacher zu nutzen

Eines der Dinge, die Bobach am meisten von Evernote Business überzeugt haben, ist dessen Benutzerfreundlichkeit. „Es als Werkzeug zur Verwaltung von Informationen zu implementieren, war überhaupt nicht schwer“, erinnert er sich. Es war nur wenig Nachhilfe erforderlich, um das gesamte Team dazu zu bringen, Evernote regelmäßig zu verwenden. Einmal in die Nutzung eingeführt, erkannte das Team sehr schnell, wie einfach sich Informationen in Evernote hinzufügen ließen.

Von ihren Desktop-Computern aus können die Teammitglieder neue Notizen anlegen und relevante Dokumente wie Strategiepapiere und Verträge als Anhang hinzufügen. Mit ihren Mobilgeräten können sie Rechnungen und Belege mithilfe der Kamerafunktion scannen und in ein Kundennotizbuch hochladen. Wichtige E-Mail-Konversationen werden direkt an Evernote weitergeleitet und als neue Notizen gespeichert. Einige Teammitglieder nehmen auch Audionotizen auf, wenn sie unterwegs sind oder ein Kundengespräch führen. Dadurch, dass alle Tätigkeiten innerhalb von Evernote stattfinden, entfällt die Notwendigkeit, interne E-Mails zu versenden – und die gesamte interne Kommunikation des Teams kommt ohne E-Mails aus.

Keine Organisation – kein Problem

Bobach ist der Ansicht, dass viele Leute davon abgehalten werden, neue Werkzeuge einzuführen, weil sie sich zu viele Gedanken machen – aber mit Evernote ist keine allzu große Planung erforderlich. In puncto Organisation beschränkt sich das Team auf ein Minimum, da die Beibehaltung von Prozessen zu viel Zeit in Anspruch nimmt und sich die Abläufe zu häufig verändern. „Wenn man sich an ein starres Verzeichnissystem hält, verliert man viel Zeit beim Wiederfinden von Informationen.“ Bobach empfiehlt stattdessen, den Notizbüchern und Notizen nur ein Mindestmaß an Struktur zu geben und sich lieber auf die Suchfunktion von Evernote zu verlassen. „Auf diese Weise findet man das Gesuchte deutlich schneller.“