De nos jours, les équipes peuvent être constituées aussi bien de personnes qui travaillent dans le même bureau que de personnes qui se trouvent à des milliers de kilomètres de distance. Mais même lorsque tout le monde travaille dans les mêmes locaux, la collaboration est un défi. La multiplicité des modes de travail, des priorités, des outils de collaboration et des fuseaux horaires rend la collaboration complexe, même pour la meilleure des équipes. Les documents de travail, les notes de réunion et les idées créatives se perdent dans les ordinateurs individuels. Résultat : des efforts fournis en vain et des malentendus qui ralentissent et agacent les équipes.
Avec Evernote Teams, vos équipes peuvent partager des connaissances, des flux de travail et des documents associés à leurs projets, et ce où qu'elles se trouvent. Grâce aux Espaces et aux Carnets de notes, même les équipes les plus dispersées peuvent rester sur la même longueur d'onde et gagner en productivité. La synchronisation sur plusieurs appareils dans le Cloud permet à chaque utilisateur de créer une note sur son smartphone, de la modifier sur son ordinateur et de collaborer sur cette même note avec un collègue situé à l'autre bout du monde.
La collaboration dans le Cloud repose sur l'utilisation de logiciels et d'informations qui, au lieu d'être stockés sur l'ordinateur de chaque collaborateur, sont stockés sur le Web. Cette méthode permet aux membres de votre équipe de partager des idées facilement et de travailler sur les mêmes documents, où qu'ils se trouvent.
Les logiciels de collaboration dans le Cloud sont apparus dans le sillage de l'informatique mobile, de l'augmentation de l'utilisation des appareils personnels pour réaliser des tâches professionnelles, de l'adoption croissante de la messagerie instantanée et des réseaux sociaux au travail, et de la confiance accrue dans la sécurité des services basés sur le Cloud. Aujourd'hui, la collaboration dans le Cloud fait partie du quotidien des entreprises dans de nombreux secteurs. Elle est même devenue nécessaire à la croissance et à la réussite.
En général, la collaboration dans le Cloud associe le stockage centralisé des documents avec contrôle d'accès à des outils de création et d'édition des documents. Par rapport aux outils de collaboration analogiques ou sur site, les solutions Cloud permettent à toutes les équipes de travailler de manière fluide et efficace.
La collaboration dans le Cloud offre de nombreux avantages, et ce quels que soient le lieu et le moment où les membres de l'équipe doivent travailler. En voici quelques-uns :
Un accès 24h/24, 7j/7, 365j/an
Grâce aux outils de collaboration dans le Cloud, les documents partagés sont toujours accessibles. Idéal lorsqu'un membre de l'équipe est en déplacement, travaille à domicile, a besoin d'horaires flexibles ou doit rattraper son retard pendant le week-end.
Un accès aux dernières versions
Les modifications apportées aux documents utilisés dans le Cloud sont automatiquement enregistrées pour que les versions les plus récentes soient toujours accessibles à toutes les parties prenantes.
Une productivité améliorée
En réduisant les inconvénients causés par les différents fuseaux horaires et la distance, le meilleur logiciel de collaboration dans le Cloud permet aux équipes de gagner en efficacité.
Une collaboration simplifiée, même pour les grands groupes
Plus les intervenants sont nombreux, plus le travail d'équipe devient complexe. Les bons outils de collaboration dans le Cloud simplifient le processus et permettent à tous les membres de l'équipe de disposer des dernières informations et de rester sur la même longueur d'onde.
Fournissez à vos équipes une plateforme de collaboration professionnelle centralisée qui permettra à chacun de voir les dernières informations et les versions les plus récentes des documents, et de partager son travail et ses idées. L'expérience client flexible d'Evernote permet à chaque équipe de se connecter et de partager des éléments de la manière qui lui convient. Elle s'adapte également parfaitement aux différents secteurs et flux de travail, notamment la vente, le design, le marketing, la gestion de la relation client (CRM).
Communication
Qu'ils travaillent dans vos locaux, sur le terrain, à domicile ou dans une région très lointaine, les membres de l'équipe peuvent rester en contact grâce aux espaces, aux carnets de notes et aux notes partagées. Les sous-traitants et les contributeurs externes peuvent être invités au besoin, sans qu'il soit nécessaire de leur donner accès à vos principaux systèmes. Les notes épinglées et les Nouveautés dans les espaces des équipes permettent à chacun de voir les dernières informations, le statut des projets et les listes de tâches. Même les contributeurs qui travaillent hors-ligne peuvent apporter des modifications ou ajouter de nouveaux documents.
Gestion de projets et suivi des tâches
Faites en sorte que les collaborateurs restent concentrés sur le travail à accomplir en créant une liste de tâches dans une note partagée. Organisez-vous et confiez les différentes missions en utilisant nos modèles Domaines de responsabilité et Aperçu de projet. (Vous pouvez même aller dans les détails avec le modèle Matrice d'Eisenhower.) À chaque fois qu'une liste de tâches ou une note de projet est mise à jour, la note s'affiche sous Nouveautés dans l'espace concerné pour que chacun puisse suivre les progrès.
Evernote Teams vous permet également de créer un système de suivi des flux de travail adapté à votre équipe. Vous pouvez étiqueter des notes et mettre à jour le nom des documents pour indiquer les différents stades du projet (Urgent, En attente, En cours, etc.) ou simplement déplacer des notes dans les espaces et les carnets de notes pour indiquer un changement de statut. Cette flexibilité vous permet d'adapter la gestion de projets et le suivi des tâches en fonction des circonstances et de vos besoins, et de les modifier au fur et à mesure de leur évolution.
Stockage de fichiers
Evernote Teams vous offre de l'espace pour stocker vos fichiers : 20 Go de téléchargements mensuels et 2 Go supplémentaires par utilisateur dans le compte de votre entreprise ou organisation.
Intégrations
Evernote Teams est une plateforme de collaboration légère qui fonctionne parfaitement avec votre infrastructure technologique. Consultez, créez, recherchez et modifiez des notes dans Salesforce et Microsoft Teams. Créez des notes à partir d'emails et de pièces jointes, et partagez des notes existantes depuis Gmail et Outlook. Déposez des fichiers Google Drive dans Evernote et accédez-y directement dans vos espaces et carnets de notes. Transformez les messages Slack en notes pour pouvoir les partager avec votre équipe et accédez à vos notes directement dans Slack, sans changer d'application.
Sécurité
Le centre de données qui gère les données d'Evernote est conforme aux normes SAS 70 (Type II) et SSAE16 SOC-1 (Type 2). Pour le contrôle des accès, Evernote utilise le protocole Security Assertion Markup Language 2.0 (SAML 2.0) pour activer l'authentification unique (SSO). Notre implémentation SSO s'intègre facilement avec les grands fournisseurs d'identité qui prennent en charge SAML 2.0. Nous prenons également en charge la technologie ADFS. Evernote Teams se connecte à votre solution LDAP ou Active Directory actuelle et vous permet d'inviter et de supprimer des utilisateurs depuis votre console d'administration existante. Les administrateurs peuvent également voir et gérer les utilisateurs dans notre solution, et examiner les activités et les accès aux notes des membres de l'équipe pour vérifier que chaque collaborateur bénéficie d'un niveau d'accès approprié par rapport à son rôle.
Conservez le travail de votre équipe au même endroit pour ne plus perdre de temps à chercher des informations.
Accédez à votre travail où que vous soyez : au bureau, en déplacement ou hors-ligne.
Partagez des idées et des informations avec votre équipe au fur et à mesure de l'évolution de vos projets pour que tout le monde ait accès aux dernières informations.
Organisez le travail de votre équipe en configurant des espaces de travail et des autorisations de partage, comme bon vous semble.
