Os seus projetos tem muitas partes que se movem. Com as equipas espalhadas, as tarefas a acumular, e prazos a aproximarem-se, é difícil entregar tudo a tempo. Para manter os projetos nos eixos, você precisa de organização clara, acesso rápido a informações importantes, e colaboração livre.
Faça do Evernote Teams o seu centro de gestão de projetos e mantenha todas as ideias, documentos, notas de reuniões, cronogramas e listas de tarefas relevantes num só local, acessível para as pessoas certas. Com tudo organizado em blocos de notas e espaços, você pode rastrear facilmente o progresso e garantir que todos estejam atualizados, e a trabalhar local ou remotamente.
O Evernote Teams pode ajudá-lo a parar de fazer malabarismos com várias aplicações, perdendo o controlo de detalhes importantes e perseguindo os membros da equipa por atualizações de estados.
Em vez de confiar em tabelas e blocos de notas para permanecer em cima dos projetos, a maioria das equipas hoje utiliza uma aplicação de planeamento de projeto, uma ferramenta de acompanhamento de projeto, ou solução de gestão de projeto na nuvem. Estes sistemas orquestram recursos e informações, deixando a gestão de projetos mais eficiente.
O Evernote Teams pode ser utilizado como uma ferramenta leve de planeamento e rastreamento de projetos, mas também brilha quando utilizado junto com a plataforma de escolha da sua organização. Juntos, o Evernote e um software de gestão de projeto líder formam uma solução completa para manter a sua equipe informada, ligada e produtiva.
As seguintes capacidades são cruciais para a gestão abrangente de um projeto:
Organização de projeto
Um projeto organizado é bem mais fácil de planear e executar. As melhores ferramentas de gestão de projeto oferecem formas intuitivas de agrupar informações, pessoas, recursos e tarefas.
Canais de comunicação
Integrar conversa, comentar e outras formas de comunicação são chave. Todas as mensagens relacionadas com o projeto devem ser capturadas dentro do sistema de gestão de projeto, para que membros da equipa possam encontrar facilmente um registo de todas as discussões e decisões.
Acompanhar prazos e marcos
As melhores plataformas de gestão de projetos acompanham tarefas e prazos, ajudando colaboradores individuais a permanecerem na tarefa. Isto permite que gestores de projeto orquestrem pontos de contacto, ajustem prazos e redesignem tarefas conforme necessário.
Linhas do tempo e diagramas de Gantt
Ilustrações visuais de várias tarefas e prazos fornecem à equipa uma visão completa do calendário do projeto. Diagramas de Gantt digitais são especialmente úteis, já que eles permitem que você penetre na linha do tempo para compreender tarefas e dependências específicas.
Acompanhamento do tempo
Cada projeto tem um tipo de orçamento, composto por horas de trabalho faturáveis. Soluções de gestão de projeto fortes que incorporam o acompanhamento de tempo para utilizadores individuais e compõem o tempo total gasto visível para os interessados.
Relatórios
Clientes e chefes querem acesso fácil a atualizações do projeto. Em vez de os forçar a vasculhar tabelas imensas, os melhores sistemas de gestão de projeto geram relatórios com vários níveis de detalhe.
As organizações menores costumam utilizar o Evernote Teams para todas as suas necessidades de gestão de projetos. As organizações maiores já podem funcionar principalmente com ferramentas como Asana, Trello e Basecamp. O Evernote Teams aprimora essas ferramentas servindo como um hub sempre acessível para todos os materiais relacionados ao projeto, com a flexibilidade de se adaptar a qualquer estilo de gestão ou fluxo de trabalho.
Centralize todos os tipos de material de projeto
Guarde texto, imagens, gravações de voz, capturas da web, e digitalizações de quadros brancos e cartões de visita nas suas notas. Adicione comentários e revisões ao anotar em imagens e PDFs diretamente dentro do Evernote. Todo esse conteúdo é pesquisável para referência fácil, graças à Digitalização de documentos, Pesquisa em PDFs e documentos, e à Pesquisa em manuscritos.
Construir painéis de controlo de projetos
Junte notas relacionadas com projetos em blocos de notas e pilhas, que podem ser organizados por subprojeto, equipa, ou qualquer critério que você escolher. Os blocos de notas podem ser agrupados num espaço dedicado do projeto. Por exemplo, um espaço de um projeto de vídeo poderá ter blocos de notas para pré-produção, elenco e storyboards. O espaço do projeto serve como um painel de controlo que fornece atualizações imediatas do projeto.
Criar listas de tarefas do projeto
O acompanhador de projeto mais simples é uma nota com uma lista ordenada, personalizada com caixas de verificação. Os gestores de projeto podem ter mais detalhes com os nossos modelos Áreas de responsabilidade, Visão geral do projeto, ou Matriz Eisenhower. Os gestores também podem utilizar o Zapier para criar cartões Trello, tarefas Asana, ou mensagens Basecamp dentro do Evernote.
Acompanhar linhas do tempo e prazos
O modelo Visão geral do projeto inclui uma tabela simples para tarefas e prazos. Você também pode personalizar uma linha do tempo utilizando listas e tabelas em qualquer nota. A versatilidade do Evernote dá-lhe uma ferramenta de acompanhamento de projeto que funciona da forma que você quiser. Você pode utilizar etiquetas e nomes de documentos para indicar os estágios do projeto (Urgente, A aguardar, Em andamento, etc.). Ou criar blocos de notas dedicados a estágios específicos do projeto, e mover notas relevantes de um para o outro enquanto as equipas trabalham no processo.
Coloque as informações mais recentes ao alcance
Sempre que um membro da equipa adiciona ou atualiza uma nota relacionada ao projeto num dispositivo ligado à internet, o novo conteúdo é disponibilizado imediatamente para o resto da equipa. Para controlo da versão, os gestores do projeto podem consultar o histórico de notas.
Mantenha todos atualizados, a partir de qualquer local
As equipas de projeto geralmente incluem pessoas que trabalham em locais diferentes. O Evernote Teams viabiliza a colaboração integrada da equipa com controlos de acesso apropriados. Qualquer um com as permissões corretas pode criar, editar e partilhar notas de projeto. O Evernote Teams funciona igualmente bem num dispositivo móvel como num desktop, para que membros da equipa possam trabalhar a partir de qualquer local, mesmo offline.
Construímos integrações diretas com uma grande variedade de ferramentas populares de gestão de projeto, para que a sua equipa possa integrar as capacidades singulares do Evernote no seu fluxo de trabalho atual.
Gmail e Google Drive
Tem ficheiros e mensagens relacionadas com o projeto no Gmail e no Google Drive? Guarde-os no Evernote para que vivam junto dos seus documentos de projeto. Os ficheiros do Google Drive aparecem nas suas notas como caixas com informações úteis como nome do ficheiro, tipo do ficheiro e última data de modificação. Adicione todos os ficheiros do projeto numa única nota e partilhe-a com a sua equipa, para que tudo que precisam esteja no mesmo local. Todas as mudanças feitas no Google Drive sincronizam automaticamente com o espaço do seu projeto no Evernote.
Outlook e Microsoft Teams
Guarde e-mails relevantes para os seus projetos do Outlook para o Evernote sem sair da sua caixa de entrada. Isso facilita o arquivo de tudo dentro do espaço do seu projeto. Por exemplo, você pode manter as faturas de fornecedores externos junto com notas de orçamento do projeto. Você também pode enviar notas por e-mail diretamente a partir do Evernote com apenas um clique. O Evernote também integra com o Microsoft Teams, para que você possa partilhar conversas de chat relevantes no espaço do seu projeto. Você também pode aceder e partilhar conteúdo do Evernote Teams relevante diretamente dentro da sua conversa no Microsoft Teams.
Slack
Muitas equipas colaboram e comunicam utilizando o Slack. Ao integrar o Evernote Teams com o Slack, é possível encontrar e partilhar facilmente notas relacionadas ao projeto de dentro do seu canal ou mensagem direta do Slack. Enquanto você está a conversar no Slack, você pode definir lembretes, criar Tarefas e guardar decisões importantes no Evernote para referência futura. Você pode até transformar as conversas de canal do Slack em notas de reunião ao capturar todas as mensagens, PDFs e documentos no Evernote.
Salesforce
As equipas de vendas normalmente passam quase o dia inteiro dentro da Salesforce. Ao integrar a Salesforce dentro do Evernote Business, você pode afixar notas relacionadas ao projeto a registos específicos e até editar estas notas diretamente dentro da Salesforce.
Organize um novo projeto num espaço de trabalho para capturar ideias, decisões e brainstorms.
Defina lembretes, acompanhe prazos e reúna feedback enquanto a sua equipa de trabalho seguem em frente.
Livre-se de reuniões desnecessárias ao dar aos interessados formas fáceis de visualizar o progresso de um projeto.
Evite esforços duplicados. Qualquer um na empresa pode descobrir facilmente e referenciar trabalhos passados.
