Реализация любого проекта требует сбора большого количества информации и поиска решений для самых разных проблем. Однако все эти файлы, закладки веб-страниц, статьи и записки разбросаны по разным компьютерам и приложениям. Проходит время, команды меняются, и ценные наработки теряются.
Evernote Teams помогает организовать сбор информации, поделиться ею с остальными и воспользоваться в будущих проектах. Сохраняйте идеи, как вам удобно, — оставляйте заметки, копируйте содержимое веб-страниц или прикрепляйте файлы. Просматривайте данные, собранные всеми сотрудниками, и получайте более полную картину. Когда база данных вашей компании хранится в Evernote, информацией проще воспользоваться, и она не пропадет, когда уйдет кто-то из команды.
Часто бизнесы смотрят только вперед, и каждая команда старается выполнять цели одну за другой, не оглядываясь назад, чтобы оценить результаты и извлечь уроки. При этом наработки по любому крупному проекту могут помочь другим командам, только вот они об этом и не подозревают. Где-то на жестких дисках маркетинговой команды могут быть данные о пользователях, которые пригодились бы продуктовой для следующего релиза. Финансовый отдел ставит нереалистичные цели по росту прибыли, потому что у них доступа к прогнозам продажников.
Хороший инструмент для хранения информации поможет убить двух зайцев одним выстрелом:
Оценить текущую ситуацию
Пусть информация из разных источников внутри компании приносит пользу всем. Когда все делятся информацией, любой может обратиться к данным и идеям, собранным остальными, и получить более полную картину, знание которой поможет улучшить работу отдельных команд или компании в целом.
Повысить продуктивность
Не дублируйте задачи, на которые уходит много сил и времени. Чтобы собрать все необходимые данные, нужно много времени. Порой требуется испробовать с десяток разных подходов, чтобы выбрать тот, что работает лучше всех. Когда в вашем распоряжении удобный инструмент для хранения идей, вы можете быть уверены, что команда не тратит часы на поиск решения, которое уже нашли другие.
Просто собирать наработки компании недостаточно — нужно, чтобы получить к ним доступ было просто. А это значит, что тот инструмент, который вы используете, должен уметь структурировать информацию и находить нужное. Это позволит вывести работу компании на новый уровень сразу по нескольким показателям:
Обмен информацией
Когда все знают, кто над чем работает, проще предлагать рабочие решения. Встречи будут проходить с большей пользой для всех участников, а у команд появится стимул использовать в своих проектах наработки друг друга.
Поиск решений
Когда один из проектов столкнется с проблемой, те, кто над ним работают, смогут быстро проверить, не сталкивались ли коллеги с чем-то похожим и как решали. Никто не будет заново изобретать велосипед.
Построение процессов
Команды смогут перенимать друг у друга опыт. Когда кому-то удалосб построить эффективный процесс, другие могут воспользоваться той же моделью, адаптировав под свои нужды.
Блокноты
Блокноты позволяют хранить файлы так, как удобно именно вам. Группируйте заметки в отдельные блокноты. Это могут быть блокноты для каждого проекта, сотрудника, финансового квартала или любой другой информацией, которая нужна вашей команде.
Проекты
В проектах вся важная информация остается на виду, что позволяет командам всегда быть в курсе всех изменений. Помещайте блокноты в проекты, и каждая команда сможет найти полезную в своей работе информацию в одном месте.
Закрепленные заметки
Какая-то информация всегда должна быть под рукой? Создайте заметку, закрепите наверху списка файлов проекта и сможете быстро ее находить. Кроме того, можно закреплять все новые заметки, и тогда никто их не пропустит.
Быстрый поиск
Находите все, что вам нужно, где бы оно ни хранилось. Ищите заметки по названию, дате, содержимому или ключевым словам. Первые результаты появятся уже при наборе запроса. Поиск по словам доступен даже для изображений и рукописных заметок.
Evernote Teams обеспечивает доступ к данным внутри вашей компании, кем бы они ни были собраны, и тем самым помогает всем сотрудникам оперировать в своей работе одинаковой исходной информацией. Команды смогут быстрее выполнять поставленные задачи, и рабочие процессы не будут тормозиться из-за того, что нужно много раз передавать одну и ту же информацию.
Совместная работа над документами
Настройте доступы для команды, чтобы все могли работать над содержимым заметки, откуда угодно и даже без интернета.
Что нового
Больше не нужно рассылать письма о каждом изменении. В проектах недавно созданные или отредактированные заметки всегда на видном месте.
Сохраняйте любые данные — от сайтов и статей до документов и писем — вместе с заметками.
Собирайте и храните информацию в централизованной базе данных, к которой у всех есть доступ.
Быстро находите то, что нужно. Вы можете искать по ключевым словам в файлах PDF и Office и даже рукописных заметках.
Ссылайтесь на предыдущие результаты работы вне зависимости от того, кто тогда работал над проектом. Вся корпоративная информация остается в компании.
