Dina projekt har många rörliga delar. Med utspridda team, uppgifter som samlas och tidsfrister som närmar sig kan det vara svårt att möta leveranser i tid. För att hålla projekt på rätt spår behöver du tydlig organisation, snabb tillgång till viktig information och ett fritt samarbetsflöde.
Gör Evernote Teams till ert nav för projektledning och förvara alla relevanta idéer, dokument, mötesanteckningar, tidslinjer och att göra-listor på ett ställe så att de är tillgängliga för rätt personer. Med allt ordnat i anteckningsböcker och projektytor kan du enkelt spåra framsteg och se till att alla är uppdaterade, oavsett om de arbetar på plats eller på distans.
Med Evernote Teams behöver du inte växla mellan flera appar, tappa bort viktig information och jaga teammedlemmar för statusuppdateringar.
I stället för att förlita sig på kalkylblad och block för att hålla koll på projekt använder de flesta team nu för tiden en projektplaneringsapp, projektspårningsverktyg eller en molnlösning för projektledning. Dessa system ordnar resurser och information, vilket gör projektledningen effektivare.
Evernote Teams kan användas som ett lätt projektplanerings- och spårningsverktyg, men det kan också användas tillsammans med organisationens befintliga plattform. Tillsammans med populära projektledningsprogram blir Evernote en komplett lösning som håller teamet informerat, uppkopplat och produktivt.
Följande funktioner är avgörande för detaljerad projektledning:
Projektorganisation
Ett organiserat projekt är mycket lättare att planera och genomföra. De bästa verktygen för projektledning erbjuder intuitiva sätt att gruppera information, personer, resurser och uppgifter.
Kommunikationskanaler
Att integrera chatt, kommentarer och andra former av kommunikation är viktigt. Alla projektrelaterade meddelanden bör samlas i projektledningssystemet, så att teammedlemmar enkelt kan hitta alla diskussioner och beslut.
Spåra leveranser och milstolpar
De bästa plattformarna för projektledning håller reda på uppgifter, åtgärder och tidsfrister vilket hjälper enskilda bidragsgivare att fokusera på jobbet. Det gör att projektledare kan ordna avstämningar, justera förfallodatum och omfördela uppgifter vid behov.
Tidslinjer och Gantt-diagram
Visuella avbildningar av olika uppgifter och tidsfrister ger teamet en helhetsbild av projektschemat. Digitala Gantt-diagram är särskilt användbara eftersom de gör att du kan gå på djupet i tidslinjen för att se specifika uppdrag och beroenden.
Tidsspårning
Varje projekt har någon form av budget, som består av fakturerbar arbetstid. Kraftfulla projektledningslösningar har tidsspårning för enskilda användare och gör den totala förbrukade tiden synlig för intressenter.
Rapportering
Kunder och chefer vill ha enkel åtkomst till projektuppdateringar. I stället för att tvinga dem att gå igenom besvärliga kalkylblad genererar de bästa projektledningssystemen rapporter på olika detaljnivåer.
Mindre organisationer använder ofta Evernote Teams för alla sina projektledningsbehov. Större organisationer kanske redan använder verktyg som Asana, Trello och Basecamp. Evernote Teams förbättrar dessa verktyg genom att fungera som ett alltid tillgängligt nav för allt projektrelaterat material och det kan anpassas till vilken ledningsstil eller vilket arbetsflöde som helst.
Centralisera alla typer av projektmaterial
Spara text, bilder, röstinspelningar, webbklipp och skanningar av whiteboards och visitkort i dina anteckningar. Lägg till kommentarer och ändringar genom att kommentera bilder och PDF-filer direkt i Evernote. Allt detta innehåll är sökbart för enkel referens, tack vare dokumentskanning, PDF- och dokumentsökningar samt handskriftssökningar.
Skapa projektinstrumentpaneler
Samla projektrelaterade anteckningar i anteckningsböcker och buntar som kan ordnas efter delprojekt, team eller andra kriterier du väljer. Anteckningsböcker kan grupperas i en särskild projektyta för projektet. Till exempel kan en videoprojektyta ha anteckningsböcker om förproduktion, roller och storyboards. Projektytan fungerar som en instrumentpanel som ger snabba projektuppdateringar.
Skapa uppgifter och att göra-listor för projekt
Den enklaste projektspåraren är en anteckning med en ordnad lista, anpassad med kryssrutor. Projektledare kan gå in i detalj med våra ansvarsområden, projektöversikter eller Eisenhower Matrix-mallar. Chefer kan också använda Zapier för att skapa Trello-kort, Asana-uppgifter eller Basecamp-meddelanden i Evernote.
Spåra tidslinjer och leveranser
Projektöversikt-mallen innehåller en enkel tabell för uppgifter och deadlines. Du kan också anpassa en tidslinje med hjälp av listor och tabeller i en anteckning. Evernotes mångsidighet ger dig ett projektspårningsverktyg som fungerar som du vill. Du kan använda taggar och dokumentnamn för att indikera projektfaser (Brådskande, Väntande, Pågår osv.). Eller skapa anteckningsböcker som är avsedda för specifika projektfaser och flytta relevanta anteckningar från olika anteckningsböcker när teamen arbetar sig igenom processen.
Ha den senaste informationen inom räckhåll
När en teammedlem lägger till eller uppdaterar en projektrelaterad anteckning på en enhet som är ansluten till internet är det nya innehållet omedelbart tillgängligt för resten av teamet. För versionskontroll kan projektledare hänvisa till anteckningshistoriken.
Håll alla uppdaterade överallt
Projektgrupper inkluderar ofta personer som arbetar på olika platser. Evernote Teams möjliggör sömlöst samarbete med lämpliga åtkomstkontroller. Vem som helst med rätt behörighet kan skapa, redigera och dela projektanteckningar. Evernote Teams fungerar lika bra på en mobil enhet som på datorn, så teammedlemmar kan arbeta var som helst, även offline.
Vi har byggt in direkta integreringar till ett brett utbud av populära projektledningsverktyg så att ditt team kan integrera Evernotes unika funktioner i ert befintliga arbetsflöde.
Gmail och Google Drive
Har ni projektrelaterade meddelanden och filer i Gmail och Google Drive? Spara dem i Evernote så att de finns tillsammans med era projektdokument. Google Drive-filer visas i era anteckningar som rutor med användbar information som filnamn, filtyp och senaste ändringsdatum. Lägg till alla projektfiler i en enda anteckning och dela den med ditt team, så att allt de behöver finns på ett ställe. Alla ändringar som görs i Google Drive synkroniseras automatiskt med projektytan i Evernote.
Outlook och Microsoft Teams
Spara e-postmeddelanden som är relevanta för projekt från Outlook till Evernote utan att lämna inkorgen. Det gör det enkelt att arkivera allt inom en projektyta. Du kan till exempel spara fakturor från externa leverantörer tillsammans med projektbudgetanteckningar. Du kan också e-posta anteckningar direkt från Evernote med bara ett klick. Evernote integreras dessutom med Microsoft Teams så att du kan dela relevanta chattrådar i projektytan. Du kan också komma åt och dela relevant Evernote Teams-innehåll direkt i en Microsoft Teams-chatt.
Slack
Många team samarbetar och kommunicerar via Slack. Genom att integrera Evernote Teams med Slack kan du enkelt hitta och dela projektrelaterade anteckningar från dina Slack-kanaler eller direktmeddelanden. När du chattar i Slack kan du ställa in påminnelser, skapa uppgifter och spara viktiga beslut i Evernote för framtida referens. Du kan till och med förvandla konversationer i Slack-kanaler till mötesanteckningar genom att klippa ut alla meddelanden, PDF-filer och dokument till Evernote.
Salesforce
Försäljningsteam tillbringar ofta nästan hela dagen i Salesforce. Genom att integrera Salesforce med Evernote Teams kan du fästa projektrelaterade anteckningar i specifika poster och till och med redigera anteckningarna direkt i Salesforce.
Organisera ett nytt projekt i en arbetsyta för att fånga idéer, beslut och brainstormingsessioner.
Ställ in påminnelser, spåra tidsfrister och samla in feedback när ditt team arbetar vidare.
Slipp onödiga möten genom att ge intressenterna enkla sätt att spåra projektens förlopp.
Undvik dubbelarbete. Alla i företaget kan enkelt upptäcka och hänvisa till tidigare arbete.
